По данным портала «Стопкоронавирус», в 2020 году число удаленных вакансий выросло на 71%. Эта тенденция сохраняется и сейчас независимо от эпидемиологической обстановки. Чтобы обезопасить корпоративную информацию и предоставить нужный набор ПО удаленным сотрудникам, работодатели вводят удаленные рабочие места (УРМ).

Что такое удаленное рабочее место

Удаленное рабочее место - доступ к рабочему ПО с личного устройства сотрудника из дома или любой точки мира, где есть интернет. Соединение происходит с помощью технологии RDP (remote desktop protocol, или «Протокол удаленного рабочего стола»).

Зачем УРМ компаниям

Не все компании с удаленными сотрудниками пользуются УРМ. Многие передают файлы через облачные хранилища и настраивают доступы к рабочим программам по email-адресам.

Преимущества УРМ:

• Упрощает адаптацию новых сотрудников
  УРМ настраивается под нужды компании. На сервере уже есть ПО, необходимое для начала работы. Новым сотрудникам не придется терять время, чтобы установить и настроить рабочий стол под себя.

• Контролирует деятельность сотрудников
  Работодатель полностью управляет УРМ. Он сможет проверять, какие программы установлены, что происходит с файлами. В этом случае удаленный сотрудник всегда остается под контролем.

• Защищает информацию от копирования и краж
  УРМ можно настроить так, чтобы файлы невозможно было сохранить на внешний носитель или используемый удаленным сотрудником ПК. При работе с УРМ информация не выходит за пределы сервера - данные нельзя будет скачать на личный компьютер, диск или флешку.

• Страхует сотрудника от потери информации, если компьютер сломается
  Если устройство удаленного сотрудника сломается, придется приостановить работу и, возможно, смириться с потерей данных. С УРМ восстановить рабочие программы и файлы будет нетрудно. Для этого сотруднику нужно просто подключиться с нового устройства к УРМ.

Когда пригодятся УРМ

Если у вас диджитал-агентство, очевидно, что вам нужно УРМ. Другим типам компаний не стоит спешить с переходом: это дополнительные траты времени и финансов. Чтобы понять, стоит ли вам менять подход к работе с удаленщиками, изучите наш чек-лист. Если следующие пункты про ваш бизнес, подумайте про внедрение безопасной работы с сотрудниками.

• Сотрудники работают удаленно. Все сотрудники или их часть работают удаленно или бывают в командировках, когда приходится пользоваться личными устройствами для работы.
• Для работы используются программы с общим доступом. CRM-системы, бухгалтерские программы, таск-менеджеры.
• Сотрудники обмениваются файлами. Это могут быть бухгалтерские документы, договоры, клиентские материалы, дизайн-макеты и другие файлы.
• У сотрудников есть доступ к конфиденциальной информации. И эту информацию можно скачать на личный компьютер или сделать скриншот.

Как бывают типы УРМ

Настроить удаленное рабочее место можно тремя способами: через терминальный сервер, через отдельную виртуальную машину или арендовать сервер у провайдера, воспользовавшись услугой DaaS (desktop as a service - «рабочее место как услуга»).

Для настройки через терминальный сервер или виртуальную машину придется потратиться на закупку и содержание оборудования, лицензионное ПО. Нужно будет вовремя все обновлять и настраивать. Для компаний, не готовых тратить ресурсы на это, подойдет услуга DaaS.

Терминальный сервер (RDS)

RDS (remote desktop services) - система виртуальных рабочих столов, когда к серверу можно подключать сразу нескольких удаленных сотрудников.

Плюсы

• Сможете сэкономить на оборудовании. Все пользователи работают на одном сервере, поэтому можно сэкономить на закупке оборудования.
• Полностью управляете доступами сотрудников. Системный администратор может управлять доступом к УРМ каждого сотрудника — например, задать длительность подключения.

Минусы

• Нельзя установить дополнительное ПО для себя. Все пользователи работают на одной ОС, поэтому ПО ставится сразу на всех. Установить что-то дополнительное для себя не получится.
• Можно перегрузить сервер. Если подключить больше сотрудников, чем может выдержать сервер, он будет работать медленнее и может выдавать ошибки.

Отдельная виртуальная машина (VDS)

VDS - это отдельный виртуальный сервер, на котором развернута система удаленного рабочего стола. С ее помощью можно создать персональное УРМ под каждого сотрудника.

Плюсы

• Можно оптимизировать рабочее место под сотрудника. УРМ находится на отдельной системе и принадлежит конкретному пользователю. Поэтому нет проблемы с тем, чтобы установить специальные программы под конкретного специалиста и работать с конфиденциальными данными.

Минусы

• Обойдется дорого. Для каждого отдельного пользователя необходимо купить сервер/VDS и лицензированное ПО.
• Снижается производительность, если сервер слабый. Если подключите больше сотрудников, чем потянет сервер, УРМ могут зависать и медленно работать.

DaaS

Для тех, кто не готов самостоятельно заниматься настройкой УРМ, есть услуга DaaS. Ее смысл в том, что вы арендуете место под УРМ у провайдера. Все необходимое ПО для начала работы уже будет настроено.

Плюсы

• Есть пробный период. Многие провайдеры предлагают пробный период. Так вы сможете протестировать услугу и понять, насколько она вам подходит.
• Безопасно хранить данные. Данные будут храниться в облаке и многократно резервироваться в дата-центрах.
• Не придется тратиться на дорогое оборудование и ПО. Вы платите только за аренду. Закупка оборудования, его обслуживание и лицензионное ПО уже включены в стоимость аренды.
• Можно сразу начать работать. Все ПО уже находится на облаке, поэтому вы сможете раздать доступы сотрудникам, не настраивая ничего дополнительно.
• Легко изменить тариф и опции УРМ. В любой момент можно изменить количество подключенных сотрудников, не переплачивая за тех, кто местом больше не пользуется.

Минусы

• Работает только через интернет. Как только интернет-соединение отключится, сотрудник не сможет зайти в облако.
• Сложно собрать рабочее место под себя. Придется пользоваться тем ПО, которое предлагает провайдер.

Чтобы организовать рабочие места для удаленных сотрудников, закажите в RU-CENTER любой тариф VDS и выберите операционную систему Windows Server 2016 RU. В течение нескольких минут вы получите данные для доступа. Для подключения не нужны сторонние программы — безопасное соединение по RDP производится через стандартное приложение «Подключение к удаленному рабочему столу».

Стоит ли организовывать УРМ сейчас

Удаленные рабочие места - необходимость для работы многих компаний в современном мире - как подсказывают тенденции, количество удаленных вакансий будет расти, при этом работодатели будут спокойны за сохранность конфиденциальной информации и наличие нужного ПО у своих сотрудников на удаленке.

Тем компаниям, у которых удаленка - временное решение, можно арендовать места, чтобы не тратиться на дорогое оборудование. Когда сотрудники выйдут в офис, аренду можно будет просто прекратить.

Если компания уже перешла на удаленку и большинство сотрудников продолжит работать в этом формате, можно организовать УРМ на собственных серверах. Так не придется платить аренду за каждого сотрудника.